Les espaces de coworking n’ont jamais été aussi à la mode, et plus encore, ils sont devenus une partie intégrante de la culture de l’espace de travail à l’échelle mondiale et à tous les niveaux. À tel point que les géants de la technologie ont rejoint le modèle et que même les entreprises plus traditionnelles l’adoptent comme format de bureau. En effet, le passage de la structure des bureaux de votre entreprise à un modèle de coworking, ou le choix d’un format hybride offrant une structure partiellement « traditionnelle » et un écosystème de coworking pour vos employés présentent de nombreux avantages et bénéfices. Cela peut aller des économies de coûts jusqu’à l’expansion du réseau et au potentiel de croissance rapide. Mais comment opérer ce changement ?
Introduire une culture de coworking dans votre entreprise
La première étape pour adapter une culture de coworking à votre modèle de bureau est de considérer votre bureau comme un service plutôt que comme une structure. Cela signifie qu’il faut penser à toute l’infrastructure dont votre entreprise a besoin pour être pleinement fonctionnelle, sans qu’elle en soit le principal fournisseur. Obtenir un bon conseil en ergonomie à Sophia Antipolis peut aussi vous aider à mener à bien votre projet. Dans certains cas, jusqu’à 30 % du temps et des ressources de vos employés peuvent être consacrés à des tâches d’administration et de gestion de bureau. Cela signifie que vous devriez pouvoir consacrer cet effort au développement de votre entreprise et à l’amélioration des processus, plutôt que de vous préoccuper de savoir s’il y a du papier hygiénique dans les toilettes, du café ou si la climatisation a besoin d’être entretenue.
Déterminez l’infrastructure dont vous avez besoin
Évaluez l’infrastructure nécessaire, notamment le nombre de postes de travail, l’emplacement, Internet et les ressources techniques. Il existe aujourd’hui sur le marché un certain nombre de produits de coworking qui s’adressent à tous les types d’utilisateurs, depuis les grandes structures employant 1 000 personnes jusqu’aux espaces à l’heure pour une seule personne. Idéalement, vous devriez poser des questions telles que :
- Où vivent les employés de l’entreprise et comment se déplacent-ils ?
- Doivent-ils se déplacer beaucoup chaque jour pour rendre visite à des clients depuis le bureau ?
- Y a-t-il une forte demande de réunions en face à face ?
- Tous les membres de l’entreprise doivent-ils être présents au bureau tous les jours ?
Ces questions vous permettront de savoir si vous devez choisir une société de coworking, par exemple, une entreprise de coworking où une grande unité ou plusieurs petites unités sont stratégiquement situées. En général, les unités de petite taille sont situées à des endroits stratégiques.
Transition vers un espace de coworking ou vers un fournisseur d’espace de travail
Dans le cadre de la consolidation du travail à distance, de nombreuses moyennes et grandes entreprises progressent et les grandes entreprises voient leur siège social se vider. C’est à la fois un problème et une opportunité. Par exemple, une société d’aménagement de l’espace a créé un produit clé en main dont la principale proposition consiste à identifier les entreprises qui disposent de capacités inutilisées dans leurs bureaux et de maximiser l’utilisation de l’espace. Cela peut réduire de manière significative les coûts d’exploitation. Dans le même temps, la culture du coworking est intégrée dans un modèle d’entreprise traditionnel. Dans ce modèle, l’entreprise est responsable de la gestion et de l’exploitation de l’espace de bureau, tout en s’engageant à utiliser l’espace disponible et à générer des revenus. Ainsi, en optant pour un modèle hybride, une entreprise peut éviter les pertes habituelles liées à la délocalisation. S’il n’y a pas de pertes liées à la délocalisation, les bénéfices tirés de la délocalisation sont accrus.